¿Te pasa que pospones las cosas para más tarde, acumulas en tu mente montón de pequeñas tareas y, en consecuencia, a veces te olvidas de hacer algo?
Estaba entre las personas que tienen este problema, y decidí que no quiero seguir siendo una de ellas. Actualmente uso un sistema para gestionar mis tareas y lo que me ayuda con las pequeñas tareas es una regla de los dos minutos. Al usarla me siento más productivo y no pospongo tantas cosas como anteriormente.
Vea el vídeo para aprender de esta regla y por que es tan efectiva.
(Dar click aquí para ver en Youtube)
Aquí puedes leer transcripción del vídeo 🙂
La regla de los 2 minutos
Hoy quiero compartir con vosotros una simple regla llamada “Regla de los dos minutos” que me ayuda a ser más productivo durante el día. Es fácil de recordarla y se puede poner en práctica casi de inmediato. Es una regla propuesta por David Allen en su libro Getting Things Done y dice: «Si una actividad que debes tomar no te llevará más de 2 minutos debes hacerla ahora mismo”
¿Qué significa esto en la práctica?
Cuando se aparezca algo para hacer piensa cuánto tiempo necesitas para terminarlo. Si el tiempo estimado es cerca de 2 minutos debes hacerlo en este momento. No dejarlo para mas tarde, no anotarlo en la lista de cosas para hacer, simplemente hazlo. ¿Por qué?
- Primero, para anotar algo y encontrarlo más tarde en nuestra lista nos toma más o menos 2 minutos. Añadimos a esto otros 2 minutos que necesitamos para terminar la tarea y al final todo el proceso nos tomará 4 minutos. Es dos veces más tiempo que si terminamos la tarea inmediatamente.
Aunque en este caso ahorras solamente 2 minutos, cuando lo multiplicas por todas las pequeñas tareas durante el día, te puedes encontrar con un montón de tiempo perdido. 20, 30, tal vez 40 minutos? Simplemente no tenemos tiempo para posponer! - Por otro lado es normal que cuando tenemos algo pequeño para hacer tratamos de recordarlo en lugar de anotarlo. El problema es que no es nada efectivo mantener en la mente informaciones de este tipo. O las olvidaras o por tratar de recordarlas no serás capaz de concentrarte en otras tareas. En ambos casos eres menos productivo.
Una solución es hacer el uso de regla de los 2 minutos para las pequeñas tareas y anotar solo las tareas que requieran mas tiempo, para no olvidar nada.
Es lo que personalmente hago. Esta regla ha sido de gran ayuda para ser más eficaz durante el día.
Por un lado este principio aumenta la productividad en el trabajo.
Por ejemplo:
- Te llama un compañero y te pide imprimir un documento? Hazlo de inmediato y no te preocupes más por esto.
- O, lees un correo electrónico y puedes dar una rápida respuesta? No lo pospongas, porque más adelante, tendrás que leer este correo otra vez, y perderás más tiempo.
Esto también funciona en la casa y en la vida cotidiana.
Por ejemplo:
- Te levantas de la cama por la mañana? Haz la cama de una vez. Es menos de 2 minutos y estará en orden por todo el día.
- Tu pareja te pide sacar la basura? Hágalo de inmediato. Tu pareja será feliz, y tú no tendrás que escuchar sus recordatorios.
La regla de 2 minutos funciona en cada área y tiene un positivo efecto a nuestra productividad. Por lo tanto es bueno si se convierte en nuestro hábito. Cuando tengas algo que hacer siempre pregúntate: ¿cuánto tiempo necesito? Si solo un momento entonces no lo posponga sin necesidad. Sólo hazlo, termina y olvídate de esto.
¿Cuando no usar la regla de 2 minutos?
Hay situaciones en las que el principio de dos minutos no tiene caso. Imagina que estás trabajando en un proyecto y de repente alguien te llama por teléfono con una pequeña tarea. En este caso, es mejor anotar esta tarea y seguir trabajando en el proyecto, porque de lo contrario puedes perder el ritmo y varios minutos para concentrarte otra vez en tu trabajo.
En otros casos, el principio funciona excelente.
En resumen
Al hacer inmediatamente pequeñas tareas ahorras tiempo, y como todos sabemos tener más tiempo y menos cosas en la mente reduce el estrés. Terminar las tareas también da una sensación de satisfacción y nos motiva a continuar con las siguientes y más grandes tareas.
¿Y tú, haces uso de la regla de dos minutos? Si aún no la has practicado entonces hazlo y observa el impacto que tiene en tu productividad. Estoy seguro que notarás la diferencia.
Si sabes una persona que posponga las cosas para más tarde, no dudes en compartir con ella este el vídeo o este artículo.
Que tengas un buen día 🙂
Holaa!!! Me encantan sus notas y me vienen muy bien, ya que estoy tratando de aprender a organizarme en el tiempo diario y económicamente también. Sus notas me son muy útiles.
Sigan mandándome al mail por favor. Muchas gracias! Que Dios los bendiga!!
Hola Adriana,
gracias por tu comentario, estamos felices de saber que te gustan y sirven las notas. Por supuesto vamos a seguir mandándote nuevas informaciones por mail 🙂
Bendiciones
muy útil cuando no tienes nada más importante que hacer. Yo procuro deshacerme de la tarea más pesada así me quito ese chango de encima.
Hola Alex,
también procuro terminar mis proyectos más grandes primero, por lo tanto planeo hacerlos por la mañana. En este tiempo evito distraerme en otras cosas. Es después de estas tareas que la regla de 2 minutos me hace la diferencia, especialmente cuando respondo los correos o por ejemplo ahora al responder tu comentario 🙂
Saludos